Elaboration du dossier de soumission

Le dossier de soumission contient le cahier spécial des charges, le bordereau de prix et éventuellement des plans, dessins etc..

Cahier spécial des charges

L’objet de la soumission est décrit dans le cahier spécial des charges qui forme la base du marché et qui doit être rédigé de façon claire pour éviter tout doute sur la nature et l’exécution du marché.

Doivent figurer dans le cahier spécial des charges :

  • les critères d’adjudication, leur pondération et la méthode de notation des points
  • les critères minima de participation, en cas de soumission publique
  • le délai d’exécution
  • les pénalités de retard
  • éventuellement les primes d’achèvement avant délai
  • la description technique des variantes
  • les assurances à contracter.

Dans l’hypothèse de marchés de travaux, les clauses contractuelles figurant à l’annexe du règlement grand-ducal du 8 juillet 2003 portant standardisation des cahiers spéciaux des charges en matière de marchés publics doivent obligatoirement être intégrées dans le cahier spécial des charges. Ces clauses dans différentes dispositions permettent au pouvoir adjudicateur de faire un choix. La case y relative est à cocher par le pouvoir adjudicateur.

Pour les métiers dont les clauses techniques ont été standardisées, et publiées en annexe du règlement grand-ducal précité, il n'est plus nécessaire de les intégrer dans le dossier de soumission, alors qu’elles ont été rendues contraignantes par règlement grand-ducal.

Variantes

Les variantes sont des propositions alternatives à une ou plusieurs positions du bordereau répondant à différentes possibilités d'exécution. Elles ne sont prises en considération que si elles ont été expressément demandées par le pouvoir adjudicateur. II est loisible au soumissionnaire de faire une offre pour toutes les possibilités d'exécution demandées ou pour l'une d'elles seulement. En cas de variantes le résultat de la soumission est établi par un classement unique des offres de base et des variantes.

Attention : Il est aberrant de demander pour des offres, dont l’adjudication se fait au prix le moins-disant, des variantes, si celles-ci, de par leur prix, s’éloignent de l’offre de base, car la réglementation en vigueur maintient le principe du classement unique, offres de base et variantes confondues.

Enfin le soumissionnaire n’est pas obligé d’inscrire un prix pour toutes les éventualités. Il peut se borner à remettre, soit un prix pour l’offre de base, soit pour la ou les variantes

Marques

La citation d’une marque ou d’une provenance des matériaux reste prohibée, sauf si qualitativement et techniquement (normes) il n’est pas possible d’éviter la citation de la marque ou de la provenance. Dans ce cas la citation de la marque doit être accompagnée de la mention « ou similaire ».

Pour les marchés de fournitures, il a été constaté que par le passé, surtout pour l’acquisition de véhicules ou de mobilier, les pouvoirs adjudicateurs s’adonnent aisément à la pratique néfaste de copier un prospectus. Pour ces marchés spécifiques il y a lieu de déterminer soit des performances techniques minimales, soit des plages de performances, soit des pourcentage de tolérance.

Les prestations sont à subdiviser par positions. Cette obligation permet par après une mise en compte aisée des fluctuations de prix en cas d’adaptation des marchés.

Avis d’adjudication

L’avis d’adjudication n'est lancé que si les prestations peuvent être entamées dans un délai ne dépassant normalement pas 6 mois. Les soumissions publiques et les soumissions restreintes avec publication d’avis sont publiées par voie de la presse indigène, par voie électronique sur le portail des marchés publics et si nécessaire par voie du Journal Officiel des Communautés européennes (supplément S).

L'avis d'adjudication contient toutes les données qu'un entrepreneur doit connaître pour se décider à participer à une soumission. Le devis n'est pas divulgué.

Le délai de soumission c’est à dire le délai entre la publication et l’ouverture de la soumission est en règle générale de 42 jours calendrier. En cas d’urgence et pour de petites prestations il peut être réduit à 22 jours calendrier.

La remise du bordereau est gratuite. Si les autres pièces doivent être payées, leur prix est indiqué dans l’avis. Les frais sont toutefois remboursés aux soumissionnaires ayant remis en temps utile une offre valable. Les calculs justificatifs, les dessins et variantes restent la propriété intellectuelle du concurrent. Le pouvoir adjudicateur ne peut les utiliser sans le consentement du propriétaire.

Le caractère obligatoire d’une visite des lieux ou d'une réunion d'information doit absolument figurer dans l’avis d’adjudication.

Les erreurs, ambiguïtés, omissions qui peuvent résider dans le cahier spécial des charges ou dans le bordereau sont à signaler par le candidat par lettre recommandée au pouvoir adjudicateur dans un délai d’au moins 7 jours avant l’ouverture des offres.

Même des erreurs, omissions ou ambiguïtés signalées après ce délai peuvent être prises en considération, si leur nature est susceptible de porter des difficultés impérieuses d’exécution du marché. Dans ce cas le délai d’ouverture est à reporter à une date ultérieure et les candidats en sont à informer.

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